Over de functie

ml. 0058983

Gemeente Rotterdam

Jouw functie

De focus van de projectsecretaris is gericht op de besturing van projecten op grond van de beheersaspecten (in het geval van projectmanagement Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie en Kwaliteit). De primaire taak van de projectmanager is gericht op het managen van het project, het onderhouden van de contacten met de opdrachtgevers, de projectomgeving en het projectteam. De secretaris richt zich op de organisatie van de backoffice. Dit betekent dat de secretaris zorgdraagt voor relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, correspondentie, planningen, (uren)ramingen, opdrachten, agendaposten en andere beslisdocumenten. Kortom, in jouw rol ben je van de ordening, de transparantie en het overzicht gedurende alle projectfasen.

De hoofdtaken van de Projectsecretaris:

·       Produceert de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten;

·       Toetst documenten op consistentie t.a.v. eerdere besluitvorming;

·       Coördineert het bestuurlijke en ambtelijke besluitvormingsproces;

·       Heeft overzicht over relevante overleggen, betrokkenen, onderwerpen, besluitvorming en informatiestromen;

·       Is verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten;

·       Geeft vorm aan het één ingang- en één uitgangprincipe van het project m.b.t. bestuurlijke opdrachten en besluitvorming;

·       Bewaakt de voortgang van het project op het gebied van de GROTICK-aspecten en adviseert en rapporteert de projectmanager daarover;

·       Vergaart vanuit zijn of haar specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project;

·       Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de projectorganisatie over de projectstatus;

·       Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project en eigen werkzaamheden met de projectmanager.

Jouw profiel

Als onze Projectsecretaris ben je in de eerste plaats integer en resultaatgericht. Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Bovendien ben je flexibel en stressbestendig. Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je bent in staat de gezamenlijke doelen te behalen en je eigen handelen aan te passen op de ethische normen van de gemeente. Je weet goed samen te werken met je collega’s en je bent klantgericht. Daarnaast weet je om te gaan met belangentegenstellingen en onverwachte situaties. Je kunt goed luisteren, neemt initiatief en komt waar mogelijk met de juiste oplossing. Je neemt het voortouw en bent niet bang om leiding te geven. Je bent in staat de voortgang en planning te bewaken en stemt de activiteiten tijdig af met anderen. Hierin kun jij de juiste prioriteiten stellen en kun jij planmatig en secuur werken. Waar nodig kom jij gevraagd en ongevraagd met advies. Tot slot ben je communicatief vaardig en politiek sensitief.

Eisen

• Je beschikt over een afgeronde Hbo-opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als projectsecretaris opgedaan in de afgelopen 5 jaar, waarbij je kennis en ervaring hebt opgedaan op het gebied van projectbeheersing en financiën.
• Je bent in het bezit van een certificaat op het gebied van projectmanagement.
• Je hebt werkervaring met het plannen van overleggen of bijeenkomsten, en het beheer van actie- en besluitenlijsten blijkend uit het cv;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Office applications zoals Outlook, Teams, Word, Excel en PowerPoint.

Wensen

• Je hebt kennis van en werkervaring met het coördineren van het proces van bestuurlijke en ambtelijke besluitvorming binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met vraagstukken over gebiedsontwikkeling binnen een gemeente.

De afdeling

De afdeling Ruimte, Wonen & Milieu (RWM) bestaat uit ca. 100 professionals die in 5 teams meewerken aan de realisatie van de doelstellingen van het college, het concern Rotterdam en Stadsontwikkeling. 

We werken aan een ruimtelijke (inclusief milieuruimte) en programmatische strategie voor de stad van vandaag en morgen, we maken beleid en ontwikkelen ruimtelijk-programmatische kaders op schaalniveaus van straat, tot stad en regio. Hiermee dragen we bij aan het realiseren van Goede Groei voor Rotterdam. 

Als afdeling staan we voor goede ruimtelijke ordening en goed onderbouwde besluitvorming: de juiste functie op de juiste plek, op het juiste moment, met de juiste kwaliteit en met het juiste besluit. Dit doen we vooraan in het planproces, slim en samen, met collega’s binnen en buiten Stadsontwikkeling, onze stedelijke en regionale partners en de Rotterdammers. 

Voor ons staan talentontwikkeling, werkgeluk en werkplezier hoog in het vaandel. 

Voorbeelden van projecten en activiteiten Omgevingsvisie, Groene Waterstad, Groenagenda, Besluitvormingsmodel Ruimtelijke Ontwikkeling (BRO), planologisch advies in gebiedsontwikkelingen en sectorale programma’s (bijvoorbeeld op het gebied van de energietransitie), Rotterdamse Stijl, Woonvisie, Novex Haven en Zuidelijke Randstad, Koersnota en Actieplan Geluid, programma Luchtkwaliteit, Ruimtelijk Programmeren, , Architectuurbeleid inclusief Rotterdamse Architectuurmaand/prijs, IABR, Hoogbouwvisie en dakenprogramma, ontwikkelkaders voor klimaatadaptatie, bodem, dijken, water.

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken. Wij initiëren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft – samen met private en publieke partners – vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden, vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond, kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.